先日、知人がこういう話をしていました。
「仕事で確認してほしい点を貴社のFAXに送った。説明しにいきたいのでオフィスに来てほしい」
と、言われたので夜だけど今からオフィスにいってくる、という面倒な流れになったと。
それを聞いた私が瞬間的に口に出してしまったこと。それはもちろん……、
「こんな時代にFAXかよ」
と某映画のようなツッコミをかましてしまいました。
当ブログを見つけるようなリテラシーの高い方は、もちろん大丈夫だと思いますが、その皆さんの周りにFAXを使っているような方がいらっしゃったら、こう言いましょう！
「令和時代にFAXかよ！」ってね。
ぜひコレを気に「アナログなご家族」や「パソコンは使っているのにFAXをまだ使っている人」に提言しちゃいましょう。
本記事では、FAXを使っていることによる効率性の低下や代替策についてご紹介していきます。
FAXが招く生産性や効率の低下に危機感をもつべし
繰り返しますが、FAXを使っていても何もいいことはありません。
たしかに、電話線経由で文字を送れる技術は、当時は画期的だったのでしょう。
ですが、今はそれ以上に便利なものがたくさんありますよね？
FAXに慣れきっている人は、生産性がこれ以上あがらないということに気づいていないのです。
どうせ、いやいや書類仕事をするなら、ささっと終わるようなやり方を考えませんか？
FAXのデメリット
FAXを使うと、どういう機会損失や業務効率の低下を招くのかまとめてみます。コレ以外にもあるかもしれませんね。
FAXの最大のデメリットは、FAXそのものが無いと何もできなくなってしまう、ということです。
つまり、紙の書類を電話回線にのせて、相手方に送るということしかできないため、書類を送るという方法がFAX一辺倒になってしまう危険があります。
正直、今の時代に書類を作成するのをパソコンで対応していないほうが少ないと思います。
でも、あり得るんですよね。パソコンで作った書類を「印刷してFAXで相手先に送る」という意味のわからないやりかたをする人がいる会社とか。
今の時代、電話回線があってパソコンがある会社なら、当然インターネットが使える環境になっているところが多いはずです。
書類を送るなら、パソコン上で完結したほうが良くないですか？なぜわざわざFAXを使うのでしょう。
FAXをやめることのメリットと代替策
FAXをやめるとどんないいことがあるかというのは、「紙の呪縛から抜けられる」というのが最大のメリットであります。
紙の呪縛から抜けると、相乗的に他の効率もよくなるはずです。まずはパソコンとインターネット上で完結するようなやり方を模索してみましょう。
個人としては、相手先が紙を使っているかどうかは自由だと思っています。
ただ、業務効率化を考えるとFAXで送れというのは双方にとって時間の損失しかありません。
メールで送られたものを紙媒体にするかどうかは自由ですが、それを相手先に強制させるような業務環境は見直したほうが良いです。
筆者の同僚が、車検か何かを業者に頼んだときに、FAXで送ってくれと言われたんだけど「FAXないからメールで」と伝えたら「コンビニからも送れるからFAXで！」と頑なに言われたそう。
客が業者のフォーマットに合わせるってなんなんだよ……。お前が紙を使うのは自由だがメールで送ってもらったものを印刷すればいいやろが！って憤慨してました。
私であればそういった業者は時間の無駄なので使いませんね！
ね？無駄でしょうFAXって。何もお互いのためになりませんｗ
せっかく、IoTが発達し続けているのに、なんとなくやり方がわからないというだけで敬遠するのは悪手すぎると思います。
やりかたをフロー図にするなどして毎回見ながらでもいいようにするとか、そういうときには紙を使ってもいいと思いますが、FAXを使い続ける理由にはなりませんね。
まとめ
FAXは前時代の方法であり、令和時代には不要の技術だと思っています。
ちゃんと調べたわけではありませんが、FAXを未だに使っているのは、先進国では日本くらいのものだと聞いたこともありますね。
それだけ日本人の中でも、「FAXは不要であり、ネットやさらに効率的にできる方法を知っている」という人も増えているからでしょう。
ネットもパソコンもあるなら、是非わざわざFAXというものを使わないで、生産性の高いやりかたで書類仕事をしませんか？
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